Implementatie Oracle Applications bij AKZO

Error message

Notice: Only variables should be passed by reference in piog_preprocess_page() (line 152 of /home/public/sites/www.perfection-in-oracle.nl/sites/all/themes/piog/template.php).

In 1999 werd er door Stichting Pensioenfonds AKZO Nobel (AKZO) besloten de administratie over te zetten op Oracle Financials. Onbekend met de mogelijkheden van moderne ERP pakketten is er bij die implementatie gekozen voor een expertbenadering. Jan Peter Hartman (AKZO): “Dit betekent kortweg dat onze toenmalige implementatiepartner onze wensen vertaalde in een Oracle 11.02 implementatie van General Ledger, Payables, Receivables en Assets.”

In 2001 heeft er een inventarisatie en evaluatie plaatsgevonden van ons gebruik van Oracle Financials. Deze evaluatie heeft plaatsgevonden in nauwe samenwerking met TopConsult. 

Jan Peter Hartman: “TopConsult is een onderneming die wij hadden leren kennen als een toegankelijke “club” van Oracle Applications experts met een voorkeur voor pragmatische oplossingen. Daarom hebben wij hun uitgenodigd om ons bij die evaluatie te ondersteunen”.

Uiteindelijk is er gekozen om een releasewissel naar 11i uit te voeren door een her-implementatie. Dit gaf AKZO de mogelijkheid een aantal processen in Oracle anders in te richten dan voorheen. In onderling overleg is er toen een plan van aanpak opgesteld met daarin duidelijke afspraken over de tijdsplanning, projectbezetting (welke consultancy voor welke taken, eigen inzet AKZO personeel) en het budget.

De eerste maanden van 2002 zijn voornamelijk gebruikt voor het opzetten en testen van alle functionaliteit in Oracle 11i. Dit was door de wijziging van een aantal processen nog een redelijk tijdrovende activiteit. Er heeft een continue afstemming plaatsgevonden tussen de door de administratie gewenste functionaliteit en de mogelijkheden die 11i biedt. Daarnaast moest worden gecontroleerd of deze processen goed en volledig werden uitgevoerd en of de rapportage voldeed aan de wensen van AKZO.

In mei en juni heeft de voorbereiding van de daadwerkelijke conversie plaatsgevonden. In deze conversie zijn de historische gegevens, zoals debiteuren-/ crediteurengegevens en grootboekjournalen, overgenomen naar de nieuwe 11i implementatie. Dit gehele proces verliep zo voorspoedig dat AKZO uiteindelijk heeft besloten om de definitieve overgang naar 11i met een week te vervroegen en op 21 juni 2002 is AKZO 'live' gegaan met 11i. De volledige conversie kon in één dag worden gerealiseerd.

“Nu we reeds enige tijd 'live' zijn, kunnen we constateren dat we een prima verbetering hebben gerealiseerd. De modules zijn beter op elkaar afgestemd, werken makkelijker en zijn inzichtelijker. Voor de medewerkers op de administratie betekent dit minder administratieve handelingen en meer tijd voor analyse van de financiële gegevens. Daarnaast zijn we instaat om onze administratie door te ontwikkelen op ons nieuwe “fundament”. Hiervan plukken we dagelijks de vruchten. De tijd dat een pensioenfonds stoffig en ingeslapen was ligt inmiddels ver achter ons. Onze wereld is zeer dynamisch. Na onze release wissel kunnen wij ons management een administratieve ondersteuning bieden op ieder gewenst veranderingsproces. Mede hierdoor zien wij onze toekomst vol vertrouwen tegemoet” aldus Jan Peter Hartman. 

En verder: “Al met al een IT-project dat binnen tijd en binnen budget en met succes is voltooid. Dat was een doelstelling die we hebben kunnen realiseren door realistisch te budgetteren in tijd, bezetting en geld en met de hulp van TopConsult. Alle betrokkenen mogen, op gepaste wijze, trots zijn op deze geslaagde releasewissel.”